Pragmatisk byråkrati

Den svenska förvaltningstraditionen med ordning och struktur har många styrkor, men kan också skapa stelhet och passivitet – något som i förlängningen kan hota samhällets förmåga att hantera störningar. 

Studien ställer frågan: Hur resilienta är de administrativa stödfunktionerna i svensk offentlig sektor? Hur gott är omdömet, modet och förmågan att anpassa regler, metoder och system när situationen kräver det? Vilken är förmågan hos det administrativa stödet? Kan vi räkna med proaktivitet och möjliggörande från ekonomer, jurister, IT-specialister och HR-experter i kritiska lägen – eller riskerar vi senfärdighet och paragrafrytteri?

Studien bygger på forskning om pragmatisk byråkrati i svensk förvaltning (Alexius & Vähämäki, 2024). Fokus ligger på att värna det väsentliga, att anpassa förmågan till lokala regelverk och förhållanden samt undvika kontraproduktiva beslut. Det handlar exempelvis om att agera snabbt i kris och fatta beslut trots osäkerhet – samt att undvika överdriven byråkrati i vardagen. I grunden rör det tjänstepersonens ansvar och handlingsutrymme när det oväntade inträffar.

Den empiriska studien innefattar såväl myndigheter som kommuner. Metodologiskt vilar studien på tre delar: dagboksstudier, psykologintervju samt fokusgrupper med chefer och medarbetare inom stödfunktioner (ekonomi, juridik, säkerhet/ IT samt HR). Målet är att identifiera goda exempel, kartlägga sårbarheter och stärka den administrativa förmågan att hantera osäkerhet, både inom och mellan stödfunktioner och i relation till kärnverksamheten.

Som en del av projektet utvecklas även utbildningsmoduler om pragmatisk byråkrati för chefsutbildningar och studenter vid Handelshögskolan i Stockholm. Förhoppningen är att bidra till att utveckla omdöme och ansvarstagande i svensk förvaltning och ge praktiska verktyg för att förbättra handlingskraft och anpassningsförmåga när förutsättningarna förändras.